Remote Team: 12 consigli per gestirlo al meglio

Remote Team: 12 consigli per gestirlo al meglio

Premessa

Ci risiamo. 

A pochi mesi dal primo lockdown, ecco che ne arriva un altro, o almeno è così per gran parte delle regioni d’italia.

Attività commerciali chiuse, didattica a distanza e, ovviamente, smart working.

Che il processo di trasformazione digitale sia già iniziato per molte organizzazioni, seppur forzatamente, è indubbio, ma molti manager ed imprenditori, nonostante gli sforzi, fanno ancora fatica a trovare un equilibrio e a capire come gestire il proprio, ormai, remote team. 

Noi di BrandMe, in qualità di remote company nativa, sappiamo bene quali siano le problematiche legate alla gestione da remoto di un team e come affrontarle, per questo abbiamo deciso di condividere alcune delle best practice da noi testate, consolidate e approvate.

Prima di entrare nello specifico, però, è necessario capire di cosa si sta realmente parlando.

Cos'è un remote team?

In via generale, un remote team è un gruppo di professionisti provenienti da paesi diversi, con culture diverse, in possesso di competenze diverse, che lavora insieme su un progetto comune. 

In sostanza, ogni compagno di squadra lavora separatamente in modo sinergico ed interdipendente. 

Ad esempio, noi di BrandMe siamo dislocati un pò su tutto il territorio nazionale e, sebbene alcuni di noi vivano nella stessa città, abbiamo raggiunto un equilibrio tale che ognuno di noi preferisce rimanere nel proprio ufficio casalingo e comunicare con i propri colleghi in videoconferenza. 

Nonostante per noi sia la normalità, siamo anche consci del fatto che ci sia molta differenza tra un team riunito sotto lo stesso tetto ed uno che collabora a distanza.

Quando gestisci un remote team devi destreggiarti tra obiettivi aziendali ed individuali; tra scadenze da rispettare e fluidità del flusso di lavoro.

Insomma, si tratta di una sfida non di poco conto ma che, affrontata nel modo giusto, può davvero portare risvolti inaspettatamente positivi.

Ma arriviamo al nocciolo della questione.

Come gestire un Remote Team: 12 best practice

Secondo il sondaggio Work.Reworked di Microsoft: il 61% dei manager intervistati riconosce di avere problemi a delegare in modo efficace e a supportare i team virtuali; mentre il 63% confessa di avere difficoltà nella promozione di una forte cultura di squadra in questo scenario di remote working.

Ok, sembra un po’ scoraggiante, ma è normale sentirsi spaesati di fronte a cambiamenti così repentini e determinanti.

Ma non preoccuparti, ecco 12 best practice per gestire al meglio il tuo remote team:

#1 Programma check giornalieri

Può sembrare eccessivo, ma il buongiorno si vede dal mattino.

Se sei un imprenditore o manager che ancora deve entrare appieno nell’ottica del lavoro a distanza, questa è la chiave.

E, laddove email, telefono e messaggi di testo potevano essere sufficienti una volta, oggi non bastano per colmare la distanza fisica.

Ogni mattina, prima di iniziare i lavori, prendi un caffè virtuale in videoconferenza con i tuoi collaboratori, fai il punto della situazione e infondi la carica giusta per affrontare un altro giorno di lavoro.

Così facendo, non solo stimolerai il tuo remote team ma, allo stesso tempo, rafforzerai la tua “leadership remota”. 

#2 Comunica costantemente

In un normale ambiente di lavoro, l’assenza di comunicazione è già di per sé un grande problema da risolvere, figuriamoci a distanza.

Al di là dei semplici controlli mattutini, una comunicazione costante è fondamentale quando si tratta di gestire un team da remoto.

Che si tratti di assegnazione task, confronti costruttivi, dubbi e perplessità, la comunicazione è fondamentale per coinvolgere e motivare la tua squadra.

#3 Sfrutta la tecnologia

In questo periodo, la maggior parte di imprenditori e manager è stata costretta dagli eventi a intraprendere un percorso, piuttosto accelerato, di trasformazione digitale. Un processo che, generalmente, richiede anni.

Ma, per fortuna, la tecnologia viene in nostro soccorso.

Strumenti come Zoom, Google Hangouts e Microsoft Teams, infatti, mettono a disposizione piattaforme semplici ed intuitive, utili a rendere la comunicazione tra te ed il tuo remote team fluida ed immediata.

#4 Stabilisci regole di ingaggio

Nel linguaggio militare le regole d’ingaggio definiscono quando, dove e come le forze in campo debbano essere utilizzate.

Ora, nonostante noi di BrandMe siamo i principali promotori di un flusso di lavoro fluido e particolarmente flessibile, sappiamo bene quanto alcune piccole regole di base possano semplificare il lavoro sinergico di tutti i membri del team.

Sulla base della nostra esperienza, infatti, il lavoro a distanza diventa più performante quando i manager definiscono mezzi e tempi ideali di comunicazione.

Ad esempio, potresti pensare di utilizzare la videoconferenza per discutere con i membri del team lo “start-up” dei lavori; la messaggistica istantanea per comunicare qualcosa di urgente; piattaforme come Trello per indicare il completamento di un task.

#5 Gestisci le aspettative

Ascoltare desideri ed aspettative della tua squadra è da sempre un imperativo. Ma quando si tratta di un remote team la questione è ancora più evidente.

Come accennato prima, molte organizzazioni hanno dovuto affrontare un percorso di trasformazione digitale; questo cambiamento, però, non ha avuto impatto solo su manager ed imprenditori, ma anche sui singoli collaboratori.

E così, oltre a cambiare tempo e spazio di lavoro, cambiano anche esigenze e prospettive.

Per questo, definisci obiettivi chiari e richiedi costanti feedback per garantire l’allineamento tra i membri del team.

Non dare per scontato che tutti capiscano dove e come focalizzare le proprie energie, da buon leader ascolta il tuo gruppo e guidalo verso il raggiungimento dell’obiettivo.

#6 Concentrati sui risultati, non sull'attività

“Il fine giustifica i mezzi”, così diceva Machiavelli.

Certo, non ti stiamo consigliando di compiere qualcosa di immorale per raggiungere i tuoi obiettivi di business, ma di consentire ai membri del tuo remote team di svolgere le attività in piena autonomia mettendo al servizio del risultato tutte le loro competenze. 

Una volta definiti chiaramente obiettivi e risultati desiderati, lascia che siano i tuoi compagni di squadra a sviluppare un piano di esecuzione personalizzato.

Così facendo non solo motiverai e responsabilizzerai i tuoi collaboratori aumentando la loro creatività e titolarità, ma eviterai anche di incappare nella grande difficoltà di microgestire le persone.

#7 Definisci lo scopo di questi risultati

Così ci colleghiamo al punto precedente.

Definire il “perchè” è sempre fondamentale per connettere emotivamente il team alla missione. 

Ma su un nuovo campo di battaglia, disseminato di incertezza e complessità, garantire che tutti conoscano lo scopo generale e il loro ruolo nel raggiungimento del successo è la base per ottenere alte prestazioni dal tuo remote team.

#8 Fornisci risorse adeguate

Sempre per rimanere in ambito militare, nessun grande comandante manda le proprie truppe sul campo di battaglia senza addestramento e risorse adeguati. 

Molti remote team hanno bisogno di nuovi laptop, nuove tecnologie come auricolari e webcam, software e tool di ultima generazione. Questo potrebbe significare ripensare al modo in cui allocare il tuo budget verso strumenti critici, ma ti aiuterà sicuramente a preparare la tua squadra per raggiungere il successo.

#9 Rimuovi gli ostacoli

L’imposizione del lavoro da remoto ha scaturito la nascita di nuovi ostacoli che il tuo remote team si trova a dover affrontare: isolamento fisico ed emotivo, bambini impegnati nella didattica a distanza, il corriere Amazon che suona il citofono.

Tutte problematiche che aumentano stress e distrazioni.

Uno dei tuoi compiti è quello di proteggere la squadra in modo che rimanga concentrata sulle responsabilità di gruppo, perciò devi rimuovere quanti più ostacoli possibile.

Come? Attraverso dialogo e flessibilità.

#10 Incoraggia le interazioni sociali a distanza

Già durante il primo lockdown molti hanno sperimentato happy hour e pizza party virtuali.

Per quanto questi incontri digitali possano sembrare forzati e poco autentici in realtà, se organizzati nel modo giusto, possono servire molto al tuo remote team.

Ovviamente non si tratta di eventi che devi imporre o calendarizzare, ma una chiacchiera subito dopo la pausa pranzo o al termine della giornata lavorativa può alleggerire l’atmosfera e rendere il tuo gruppo più affiatato e coeso.

#11 Sii flessibile (non ci stancheremo mai di ripeterlo)

Ogni membro di una squadra ha un ambiente domestico diverso. 

Alcuni avranno coniugi e figli. Atri no. Alcuni, invece, avranno uffici privati ​​mentre altri faranno call fuori al balcone “perchè qui internet prende meglio”.

Il punto è che un manager deve comprendere le circostanze uniche di ogni dipendente. E, poiché sarebbe impossibile trovare dei punti in comune tra ogni membro del tuo remote team, allora devi cambiare mindset.

Prova a distaccarti mentalmente dal concetto di lavoro così come lo hai sempre immaginato, e fatto. Non siete tutti sotto lo stesso tetto, non esistono più orari rigidi e non tutti danno il meglio di sé seduti in maniera composta davanti la scrivania. 

Per cui: sii flessibile.

#12 Mostra empatia ed ispira il team

Soprattutto dopo un brusco passaggio al lavoro da remoto, è importante che i manager riconoscano lo stress, ascoltino le ansie e le preoccupazioni di ogni membro del remote team ed entrino in empatia con loro. 

Che si tratti della direzione un’impresa o della necessità di motivare i colleghi, essere capaci di ispirare e dirigere è fondamentale per raggiungere qualunque obiettivo. Soprattutto in questo contesto.

Ricorda, i manager migliori, più che “gestire”, allenano e motivano.

Hai mai sentito parlare di leadership emotiva? Questo libro, scritto dallo psicologo e giornalista Daniel Goleman, può esserti davvero d’aiuto. 

Noi lo abbiamo letto.

Conclusione

Ciascuno dei suggerimenti sopra riportati sono semplici ma non facili. Ognuno di essi richiede tempo, attenzione e coerenza. 

Sia tu che il tuo team state sperimentando delle modalità di cooperazione e dialogo differenti.

Non troverete subito la giusta direzione ma con l’impegno e la partecipazione di tutti riuscirete con successo a intraprendere questa nuova strada. Chissà che non vi porti verso il successo.

Nel frattempo, in bocca al lupo!

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I nostri servizi gestiti interamente da un team di professionisti sono stati pensati per chi come te ha già altro da fare.

Il fai da te in questo campo non funziona. Esistono degli ottimi libri e dei corsi eccellenti  ma se davvero gestisci un’impresa non avrai mai il tempo di fare nemmeno una frazione di quello che sarebbe necessario fare per avere dei risultati apprezzabili sui social.

Un team di specialisti che gestisce in outsourcing i tuoi profili social costa, è vero. Ma di certo costa meno del tempo che dovresti dedicarci in prima persona o dei danni di reputazione che potrebbe causarti affidare questo incarico al famigerato “cuggino” o all’immancabile tuttofare aziendale e, in termini di sviloppo di mercato e di apertura a nuove opportunità il vero costo è restare pressochè invisibili in rete.

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