Smart Working: un nuovo modo di lavorare

Smart Working: un nuovo modo di lavorare

Tutto quello che c’è da sapere sul “Lavoro Agile”

Premessa

Con l’Italia diventata “zona protetta”, l’emergenza Coronavirus ha visto molti datori di lavoro rivalutare l’importanza dello smart working. 

Lo stesso Premier Conte, dopo aver comunicato l’inasprimento delle misure contenitive per l’Italia, ha incoraggiato le imprese ad adottare forme di lavoro da remoto per evitare di fermare l’attività. 

E così, da un giorno all’altro, molte persone hanno dovuto radicalmente cambiare le proprie abitudini, compresa la giornata lavorativa.

Un bel salto nel vuoto considerato che, come afferma Arianna Visentini amministratore delegato e presidente di Variazioini Srl, “le nostre realtà organizzative sono ancorate alla presenza fisica e ci siamo adagiati sul paradosso per cui la presenza in ufficio, il timbrare il cartellino, garantisca i risultati”.

Per questo motivo, noi di BrandMe, che dello smart working abbiamo fatto il nostro punto di forza fin dalla nascita della nostra Personal Branding Agency, vogliamo, oltre che fare una panoramica sul fenomeno, consigliare alcuni strumenti utili per intraprendere questa nuova esperienza nel mondo del lavoro agile.

Smart Working: definizione e obiettivi

L’evoluzione tecnologica di cui siamo testimoni crea l’ambiente ideale per lo sviluppo di nuove opportunità che stanno profondamente trasformando le nostre abitudini lavorative, storicamente legate al tempo dedicato e al luogo in cui l’attività viene svolta.

In questo contesto nuovi temi e dinamiche trovano spazio all’interno di ambienti innovativi, studiati su misura, tra cui lo Smart Working.

Stando al Ministero del Lavoro Italiano, lo Smart Working o Lavoro Agile, non è altro che “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività”.

L’obiettivo dello Smart Working è, quindi, quello di incrementare la produttività e favorire la conciliazione di vita e lavoro, riducendo lo stress e conservando le agevolazioni fiscali, attraverso la possibilità di lavorare in mobilità al di fuori della sede aziendale. 

Ma non si tratta solo di un cambiamento nelle modalità di svolgimento del lavoro, ma di sviluppare un nuovo mindset. 

Per implementare il lavoro agile all’interno di un’azienda, infatti, è necessaria una visione strategica a lungo termine, che vagli tutte le opzioni possibili e calcoli bene anche i tempi. 

Oltre a questo, si apre un discorso sulla fiducia: mentre infatti in ufficio è possibile “tenere sotto controllo” il proprio dipendente, una volta fuori sede diventa più difficoltoso. Rimane però, come metro di giudizio, il lavoro portato a compimento.

Il lavoratore però, dall’altra parte, deve essere responsabilizzato e istruito a lavorare “per obiettivi”, oltre che a mantenere trasparenza sul proprio operato. 

In ogni caso, lo smart workers, è comunque tenuto a rispettare le norme disciplinari del luogo di lavoro anche se a distanza: la mancata presenza fisica in ufficio, infatti, non determina l’esonero dall’autorità del datore di lavoro.

Smart Working e altri termini: facciamo un po’ di chiarezza

Che il mondo del lavoro stia cambiando è innegabile. Esistono numerosi modi, frasi, espressioni utilizzate per descrivere i cambiamenti in atto.

Ma come dobbiamo riferirci a questi nuovi e flessibili metodi di lavoro che si stanno evolvendo? Flexibility.co.uk, portale web specializzato nella condivisione di articoli, casi e iniziative legate ai nuovi modi di lavorare, ci aiuta a fare un po’ di chiarezza su termini come flexing working, remote working, agile working e, naturalmente, smart working

Flexible Working

Per Flexible working s’intende ogni modalità di lavoro che non coincide con una programmazione classica che vede il dipendente impegnato full-time in una sede definita.

Possiamo vederla come una macro-categoria, sotto la quale risiedono tutti i fenomeni menzionati qualche riga più su. Il motivo per il quale queste forme di impiego stanno avendo così tanto successo, risiede nella loro filosofia: promuovere il work-life balance, ossia l’equilibrio tra vita personale e quella professionale. 

A tale scopo, 3 sono le caratteristiche fondamentali del flexible working:

  • Flessibilità oraria, ossia orari variabili di ingresso e/o di uscita, settimane compresse (lavorare il corrispettivo di 5 giorni lavorativi in 4), lavoro part-time, lavoro condiviso, lavoro a progetto (tempo ben definito);
  • Flessibilità del luogo, ossia mobile working, lavoro da casa, lavoro in sedi di altre organizzazioni, lavoro in coworking o hub;
  • Flessibilità nei contratti di lavoro, ossia lavoro come freelance, gruppo di associati o altre forme contrattuali alternative.

Remote Working

Già conosciuto da tempo in Italia come telelavoro, il Remote Working è una caratteristica del flexible working che indica la possibilità di svolgere la propria mansione da uno spazio diverso dalla classica sede contrattuale di lavoro. 

Questo fenomeno ha avuto una diffusione sempre maggiore grazie alla crescita di internet a banda larga e le ormai innumerevoli piattaforme di videochiamata e screensharing, strumenti potentissimi per il “remote worker”, che riducono al minimo la necessità di incontrare fisicamente colleghi, clienti e fornitori.

Agile Working

Il report 2014 elaborato dal CIPD (Chartered Institute of Personnel and Development) in associazione con The Agile Future Forum, descrive l’Agile Working come un insieme di pratiche che permettono alle organizzazioni di stabilire una forza lavoro ottimale e fornire i benefit generati da una sempre maggiore integrazione tra risorse e domanda di servizi, produttività incrementale e capacità di attrarre e talenti.

In altri termini si tende a ottimizzare il modo di lavorare enfatizzando la proattività, riducendo sprechi e garantendo maggiore agilità negli approcci lavorativi e nella gestione delle relazioni. L’Agile Working riflette anche l’approccio dell’Agile Project Management, ossia la metodologia agile di gestire i progetti che si fonda su 4 principi cardine:

  • gli individui e le relazioni piuttosto che i processi e gli strumenti;
  • il giusto software funzionante piuttosto che la documentazione;
  • la collaborazione con il cliente piuttosto che la negoziazione dei contratti;
  • la reattività al cambiamento piuttosto che il rispettare un piano.

Smart Working

Lo Smart Working,infine, è un concetto strettamente collegato all’Agile Working, ma più completo. Il CIPD lo definisce così: “un approccio all’organizzazione del lavoro che mira a promuovere una maggiore efficienza ed efficacia nel raggiungimento dei risultati del lavoro attraverso una combinazione di flessibilità, autonomia e collaborazione, parallelamente all’ottimizzazione di strumenti e ambienti di lavoro per i dipendenti”.

Lo Smart Working si fonda, quindi, su una concezione diversa del modo di concepire il lavoro: l’ufficio diventa un luogo d’incontro, le tecnologie devono facilitare la collaborazione e pertanto devono garantire massima flessibilità e mobilità, le persone devono essere responsabilizzate e gestite per obiettivi attraverso un rapporto fiduciario tra colleghi e con manager per agevolare produttività e benessere. 

Per fare ciò è necessario un cambiamento culturale e organizzativo che prevede, tipicamente, 3 aspetti fondamentali:

  • L’impiego di tecnologie che favoriscano la collaborazione e la partecipazione dei collaboratori;
  • Il ripensamento della relazione tra lavoratori e azienda, nonché dei modelli di leadership;
  • La revisione degli spazi fisici che non si limitano più a un singolo ufficio ma comprendono nuove possibilità (coworking, remote working, ecc.).

I numeri dello smart working

Ma quanti sono i lavoratori “smart” attualmente attivi in Europa e, più precisamente in Italia? E quale è il valore economico dello smart working?

Europa

Secondo una ricerca di CBRE condotta nel 2017, entro la fine del 2020 l’interesse delle aziende verso gli spazi condivisi aumenterà del 70% e la metà dei lavoratori afferma che sarà ben disposto ad utilizzarli. Oggi, a servirsene non sono solo freelancer (41%), ma anche impiegati (36%) e imprenditori con il proprio staff (16%). Proprio per questo, è probabile che nel prossimo futuro si assisterà a un consolidamento, con sempre maggiori alleanze tra i player innovativi e le aziende del real estate tradizionale, e ad una sempre maggiore integrazione del co-working nella gamma di offerta degli uffici e dell’immobiliare.

Italia

Per quanto riguarda l’Italia, invece, secondo l’Osservatorio del Politecnico di Milano, nel 2019 si sono registrati circa 570 mila smart worker, perlopiù liberi professionisti e partite IVA. 

Se si pensa che gli uffici italiani sono 642 mila, si comprende come lo spazio di crescita sia ancora enorme: non a caso, secondo CBRE, l’interesse delle aziende italiane verso gli spazi condivisi aumenterà del 38% entro la fine di quest’anno; e secondo le stime di Copernico, nel 2030 in Italia il 30% del portfolio societario delle aziende sarà composto da spazi flessibili. 

Ma qual è il valore economico dello Smart Working?

È difficile fare una stima in termini numerici di un cambiamento qualitativo e culturale del modo di concepire l’attività lavorativa. Più facile è calcolare il valore degli uffici flessibili: globalmente si tratta di 26 miliardi di dollari con un incremento annuo previsto del 15%. Si tratta di una stima conservativa, se si considera che nel 2017 l’ammontare totale degli spazi flessibili nei maggiori 20 mercati è cresciuto del 30% (ovvero di un milione di metri quadri), più che raddoppiando dal 2014. Parliamo di oltre 30 mila uffici flessibili e 15.500 spazi di coworking nel mondo

Questa crescita si inserisce all’interno di un più ampio mercato degli uffici che pure mostra numeri solidi, superando nel 2018 la soglia dimensionale di 42 milioni di metri quadri dedicati agli ambienti di lavoro (record dal 2007) con una vacancy rate a un nuovo minimo dell’11,5% e il costo degli affitti in aumento del 3,9%

Per quanto riguarda il rendimento degli investimenti, invece, le attività di coworking e gli uffici flessibili italiani si dimostrano, per la maggior parte, virtuosi: dopo tre anni, oltre i due terzi degli spazi sono in grado di presentare un bilancio positivo ed oggi il 42% degli spazi censiti è a break-even, il 30% è profittevole, il 28% riporta perdite. 

Ma la situazione cambia a seconda del tipo di audience di riferimento: se gli spazi aperti a specifici gruppi sociali o professionali vivono lunghi periodi con poche perdite e senza profitto, i coworking di nicchia che non ricevono finanziamenti pubblici soffrono più ampi periodi di rosso ma dopo tre anni vengono ripagati con maggior stabilità in termini di clientela.



Come adottare lo Smart Working in azienda

Smart Working non significa solo lavorare da remoto. Adottare il Lavoro Agile è una rivoluzione in quattro stadi: che coinvolge persone, spazi, cultura manageriale e strumenti da utilizzare. 

È un percorso di trasformazione profonda dell’organizzazione aziendale, che richiede investimenti in tecnologia, ridefinisce le modalità di vivere il lavoro da parte delle persone. Ma soprattutto cambia completamente il sistema di valutazione del lavoro, non più sulla presenza fisica ma sui risultati.

È ovvio, che per la natura delle attività e dei processi che la compongono, non tutte le attività di un’organizzazione possono essere svolte esternamente all’azienda; ma alcune divisioni, come quella marketing e comunicazione, possono essere ugualmente performanti anche se sviluppate da remoto.

L’importante è capire come.

Metodologia

Per l’efficace introduzione dello smart working e per la sua legittimazione sia all’interno che all’esterno dell’organizzazione è necessario:

  • Ridisegnare il processo lavorativo e definire in maniera formalizzata l’intensità (es. numero di giorni) dello smart working;
  • Definire il grado di formalizzazione (es. necessità di formulare una richiesta formale da sottomettere al proprio capo, orari di reperibilità);
  • Indicare la dotazione ICT necessaria per lo svolgimento del lavoro in remoto ed il corretto ed efficace svolgimento delle attività a distanza.

Comunicazione

Nel passaggio dai modelli di lavoro tradizionali a quelli di smart working, una comunicazione chiara e trasparente da parte degli organi manageriali, diventa cruciale. 

Tale comunicazione deve riguardare l’opportunità, le motivazioni e le modalità di realizzazione dell’innovazione; l’individuazione delle professionalità interessate e dei nuovi metodi di valutazione  e deve coinvolgere non solo i potenziali smart worker, ma anche ai colleghi che continueranno a lavorare in modo tradizionale ma dovranno interfacciarsi virtualmente con chi lavora da remoto.

Cruciale anche la necessità di stabilire un approccio partecipativo alla pianificazione e formalizzazione dei programmi di Smart Working: tutti i soggetti direttamente o indirettamente coinvolti, infatti, sono chiamati a fornire il loro contributo rispetto alla progettazione e gestione del cambiamento in atto.

Risorse umane

Un ruolo di particolare rilievo è ricoperto dalle risorse umane, dal momento che la loro personale organizzazione, risulta indispensabile per favorire l’accettazione di questo nuovo modo di organizzare il lavoro, da parte di tutti i dipendenti.

I lavoratori che non adottano lo smart working, potrebbero percepire il nuovo modo di lavorare come una fonte di discriminazione e privilegio esclusivo per coloro che hanno deciso di attuarlo. Ed allo stesso tempo, la poca presenza in sede degli smart worker, potrebbe essere percepita come causa di penalizzazioni per la buona riuscita di progetti e lavori.

Per tali ragioni, è opportuno pianificare attentamente le attività ed i cambiamenti da apportare nelle politiche e pratiche di gestione delle risorse umane, attraverso:

  • La (ri-)definizione dei codici di gestione e di condotta delle risorse umane coinvolte;
  • L’individuazione di sistemi di misurazione delle performance degli smart worker;
  • La definizione di modalità, canali e strumenti per favorire l’interazione e collaborazione con altri membri dell’organizzazione;
  • La conduzione sistematica di analisi sui dipendenti, in remoto ed in sede, per far emergere criticità di implementazione ed individuare opportune soluzioni;
  • La graduale introduzione di modelli di lavoro in remoto, attraverso una serie di progetti pilota e sperimentazioni per specifici individui e/o attività. Solo successivamente estendere su più larga scala, coinvolgendo le molteplici unità e/o divisioni aziendali dell’intera organizzazione.

Queste indicazioni possono essere utili ad imprenditori e manager  per capire come affrontare adeguatamente il cambiamento e intraprendere un percorso di innovazione virtuoso, che si traduca in benefici concreti per i lavoratori e per l’organizzazione. 

Ma senza conoscere gli strumenti giusti, per organizzare il proprio lavoro e per assicurare il giusto flusso di comunicazione fra smart worker e lavoratori in sede, diventa davvero difficile adoperare questo nuovo modello.

Il kit dello Smart Worker

A tal proposito, esistono numerosi strumenti a supporto degli “smart workers”, molti tool utili per la gestione del lavoro e del team da utilizzare ovunque. Solo due condizioni imprescindibili: un’ottima connessione internet ed una presa elettrica per caricare i propri device.

Qui te ne proponiamo alcuni per ogni esigenza, sta a te provarli e capire quali fanno esattamente al caso tuo.

Collaborazione e Cloud Computing

Il cloud computing è la distribuzione di servizi di calcolo, come server, risorse di archiviazione, database, rete, software, analisi e intelligence, tramite Internet (“il cloud”), per offrire innovazione rapida, risorse flessibili ed economie di scala. 

Noi ti consigliamo di provare uno di questi 4:

Google Drive

Google Drive, servizio di archiviazione e condivisione lanciato nel 2012 da Big G, è una suite di programmi che consente, a chi si registra con un account Gmail, di accedere a uno spazio cloud di archivio e ad una serie di strumenti avanzati come Google Docs.

Senza dimenticare Sheets (fogli di calcolo), Slides per le presentazioni, programma di disegno a mano e per creare moduli, questionari, disegni, sondaggi online.

Esistono versioni specifiche per lavoro e per studenti che si chiamano appunto Google Drive for Work e for Students. Le estensioni file supportate sono infinite e puoi usare Google Drive su smartphone Android e Apple grazie a tutte le app necessarie per accedere alla piattaforma o alle applicazioni.

Microsoft Office 365

Office 365 è una piattaforma cloud, che viene venduta da Microsoft in modalità “software as a service”, e che permette di aumentare la produttività in ambito lavorativo e la collaborazione sia in azienda che in tanti altri ambiti. 

Questa piattaforma contiene un insieme molto vasto di strumenti, che si differenziano tra di loro per le funzionalità che offrono. Partendo dalla posta, il calendario, l’applicazione di gestione delle attività personali e arrivando a strumento per la creazione di una intranet o la collaborazione su progetti.

Dropbox

Dropbox è un servizio di cloud storage disponibile sia da computer che da smartphone, grazie all’app per dispositivi Android e iPhone. 

Con i suoi quattro piani differenti, Dropbox si rivolge sia ai lavoratori autonomi e freelance che alle aziende. 

Nel corso degli ultimi anni, al fine di fronteggiare una concorrenza sempre più agguerrita da parte di Google Drive, gli sviluppatori del software hanno migliorato e ampliato le funzioni precedenti. Come gli altri servizi di cloud storage più famosi, Dropbox ci permette di archiviare i nostri file in un unico spazio. 

Grazie alla sincronizzazione, è sufficiente installarlo su computer, smartphone e tablet per accedere a documenti, foto e video in qualsiasi momento, indipendentemente dal dispositivo utilizzato.

Oltre al salvataggio simultaneo delle modifiche su più terminali, Dropbox ci offre la possibilità di condividere i file già archiviati con altre persone; la condivisione viene garantita anche con gli utenti che non dispongono del software o dell’omonima applicazione.

WeTransfer

WeTransfer è un servizio online dedicato al trasferimento di file di grandi dimensioni in maniera semplice ed intuitiva. Sono sufficienti pochissimi dati per poterlo utilizzare e permette agilmente di superare i limiti imposti dai servizi email per l’invio di file voluminosi come allegati.

Nella versione gratuita è possibile inviare un file tramite email di dimensione massima di 2 GB. Se, però, si vuole ottenere un servizio ancora più completo è possibile pagare la versione Plus che offre:

  • Possibilità di inviare file fino a 20GB in una sola volta
  • Archiviazione di file in uno spazio cloud fino a 100 GB
  • Eliminare i file inviati dopo uno specifico intervallo di tempo
  • Protezione dei file salvati o inviati tramite password
  • Personalizzazione profilo ed email

Comunicazione: messaggistica e videochiamate

Collaborazione e comunicazione all’interno di un team sono estremamente importanti e di certo non sarà la distanza fisica ad impedire confronti e briefing. Ecco gli strumenti giusti per effettuare riunioni e meeting virtuali.

Telegram

Telegram è un’applicazione di messaggistica istantanea gratuita, che ti permette di chattare con i tuoi contatti anche attraverso l’impiego di un nickname, quindi senza che necessariamente vi siate scambiati il numero di telefono.

L’app, inoltre, ti consente di organizzare dei gruppi pubblici e privati e di usufruire di varie funzionalità, tra cui i bot.

Nata nel 2013, Telegram è disponibile per Android, per iOS, per Windows Phone e anche per i device con Firefox OS. 

Diversamente da quanto accade con Whatsapp e con altre app di messaggistica istantanea, Telegram si basa su un sistema con chat crittografate, che rende impossibile l’intercettazione dei messaggi. Inoltre, l’app è integrata in cloud, cosicché tutti i file multimediali inviati vengono conservati online e non nella memoria locale del dispositivo.

Slack

Slack è un software di messaggistica all-in-one che nasce proprio per i gruppi di lavoro. Oltre a permetterti di chattare privatamente con i singoli colleghi (e quindi di telefonargli usando la tecnologia VoIP), Slack ha la possibilità di creare dei canali ovvero delle chat di gruppo che puoi suddividere per progetto o cliente. 

Oltre a scambiare messaggi, potrai usare Slack per caricare file utili per il lavoro e collegarlo alle app di task-management (come Trello, di cui parleremo fra poco) facendo in modo che, completata una task, Trello invii un segnale al canale di riferimento.

Google Hangouts Meet

Google Hangouts Meet è un’app gratuita che consente di creare e gestire videochiamate di gruppo fino ad un massimo di 25 partecipanti. Da iPhone, iPad, telefoni e tablet Android o browser (Chrome, Safari, Vista) è possibile solo partecipare alla riunione virtuale tramite autorizzazione o invito su Calendar. 

Non è invece consentito l’accesso via telefono. 

La possibilità di inviare messaggi è limitata alla piattaforma web e con la versione gratuita non è possibile registrare la riunione. L’app consente comunque di condividere documenti inviando la propria schermata o una finestra specifica e di organizzare le idee dei vari membri del team su una lavagna virtuale, anche se solo in bassa risoluzione. 

Se le tue esigenze lavorative richiedono qualcosa in più rispetto alla versione base o devi mettere in contatto un maggior numero di persone (si può arrivare a 250), Google Hangouts Meet può essere arricchito in termini di funzioni sottoscrivendo un abbonamento G Suite nelle sue varie declinazioni (Basic, for Education, Business, Enterprise ed Enterprise for Education).

GoToMeeting

GoToMeeting è un servizio di web conference che permette agli utenti di poter creare e gestire delle riunioni online con un massimo di 100 partecipanti che  possono connettersi alle riunioni dal proprio Mac, PC, iPad, iPhone o dispositivo Android. 

La piattaforma consente anche la condivisione dello schermo, questo significa che gli utenti, durante una riunione, potranno mostrare foto, presentazione e molto altro ancora. Addirittura, è possibile cedere il controllo del proprio PC per eventuali dimostrazioni del funzionamento dei software. 

GoToMeeting può essere provata liberamente per 14 giorni ma poi dovrai sottoscrivere uno dei piani abbonamento offerti. 

Produttività

Meeting, briefing, task da completare e scadenze. Sei nell’era digitale, non hai più bisogno di agende e taccuini per le tue annotazioni, ma puoi tranquillamente utilizzare uno di questi tool.

Trello

Si tratta di una web application che può essere usata tanto come una semplice checklist quanto come uno strumento finalizzato all’assegnazione di compiti e alla supervisione delle attività legate a un determinato progetto. 

Trello si basa sul metodo kanban, che mette insieme tante schede di controllo, organizzandole in modo tale da far capire a coloro che le visualizzano e le usano cosa va fatto per primo e come raggiungere gli eventuali obiettivi finali eliminando passaggi superflui.

Asana

Asana ti permette di creare degli spazi di lavoro digitali, ovvero degli workspace, all’interno dei quali potrai creare i tuoi progetti e avere una panoramica completa di tutte le attività che tu ed il tuo team dovete svolgere o avete completato. 

Inoltre, questo strumento ti consente di creare delle Task, ovvero dei compiti che i membri del tuo team potranno svolgere e monitorare insieme o singolarmente. Per rendere ancora più funzionale lo spazio di lavoro, Asana ti permette di integrare altri strumenti di produttività come Google Drive o Dropbox.

Evernote

Evernote è una app multipiattaforma che ti permette di annotare e archiviare tutto quello che ti serve, sincronizzare i tuoi file e ritrovare i tuoi appunti ogni volta che li cerchi. 

Dalle note di lavoro alle liste di cose da fare, dagli appunti di un corso alla registrazione di una riunione. Utilizzabile da smartphone, tablet e desktop ti consente di scrivere note in mobilità o sul computer e di lavorare su un dispositivo e poi continuare su un altro, senza perderti nulla per strada. 

 

Disponibile per Android, iOS, Blackberry Os, Windows Mobile, Windows, Mac e interfaccia web, è organizzato in cartelle (taccuini) che contengono documenti (note) all’interno dei quali è possibile allegare ogni tipologia di contenuto, da un video ad un’immagine, da un post-it digitale ad un file audio. Oltre ad avere i tuoi documenti sempre a portata di mano, puoi condividerli con il tuo team, puoi gestire i tuoi appuntamenti programmando dei memo e archiviare e creare qualsiasi tipo di file (video, audio, pdf, testo, ecc…) senza la necessità di utilizzare null’altro se non il tuo device.

Gtask

Parte integrante dell’ecosistema Big G, Google Tasks è un’app pensata per gestire meglio le proprie attività. La sua funzione principale è proprio quella di tenere conto di qualsiasi cosa da fare appuntata su app come Gmail o Google Calendar a vantaggio di una gestione più semplice e immediata del tutto.

Oltre a funzionare da semplice catalizzatore degli eventi segnati su altre app di casa, Google Tasks ti dà la possibilità di crearne di nuovi, naturalmente. L’integrazione in G Suite da, inoltre, la possibilità di scomporre le cose da fare in attività secondarie, aggiungerci dei dettagli, modificarli via via col passare del tempo e gestire il tutto da qualsiasi dispositivo.

Social media management

Anche ricordare tutti i contenuti da pubblicare sulle piattaforme social dei tuoi clienti può essere davvero difficile, ma questi due tool sicuramente renderanno il tuo lavoro più semplice automatizzando i tuoi calendari editoriali.

Postpickr

PostPickr è un social media tool completamente in italiano che ha lo scopo di automatizzare i task e ridurre il carico di lavoro, sia che tu debba gestire una singola pagina che un intero set di canali social per i tuoi clienti, sia da pc che da mobile. 

In particolare, grazie a PostPickr hai la possibilità di:

  • Creare un testo arricchito grazie all’emoji picker integrato.
  • Allegare foto o gallerie di immagini insieme con la possibilità di modificarle con il photo editor integrato.
  • Programmare e pubblicare video su Facebook, Youtube, Instagram ecc, caricandoli dal tuo computer o da Google Drive.
  • Personalizzare i link con Rebrandly, Bitly o Google.
  • Salvare i contenuti in specifichi album Facebook o bacheche Pinterest.
  • Creare post targetizzati per luoghi, lingue e segmenti demografici.
  • Pianificare in anticipo una singola pubblicazione oppure ripubblicare automaticamente il post quante volte vuoi e secondo la preferenza che preferisci.
  • Interagire con la community direttamente dall’interno della piattaforma.
  • Analizzare l’audience di ciascun progetto per la misurazione della performance.

Hootsuite

“È una piattaforma di relazioni sociali – si legge sul sito ufficiale – creata per coinvolgere, ascoltare, creare statistiche e fornire protezione”. 

Permette, in sostanza, la creazione di una social media dashboard attraverso la quale coordinare in un unico luogo ogni canale di comunicazione. 

Il tutto con un’impostazione a colonne che permette di avere un colpo d’occhio – immediato e intuitivo – delle informazioni per te più utili. 

Una digital strategy moderna, insomma, non può che passare da qui.

Grafica, video e podcast

Abbiamo parlato di comunicazione, produttività e gestione dei social, ma anche la parte creativa è supportata da molteplici strumenti utili. Eccone alcuni:

Canva

Canva è una piattaforma di photo editor per trasformare gratuitamente le tue foto e grafiche digitali in prodotti di design originali. Grazie alla sua interfaccia intuitiva è il programma di design più utilizzato da tantissimi bloggers, web editors e marketing managers in cerca di “contenuti” accattivanti e coinvolgenti per le proprie strategie di visual content. 

Grazie a Canva il design è finalmente alla portata di tutti e creare grafiche di visual storytelling, post di Facebook e Instagram, presentazioni, copertine CD, infografiche e newsletter non è mai stato così facile.  

Desygner

Desygner è il tool collaborativo che permette di fare grafica in modo semplice e collaborativo in pochi click. Simile a Canva, Desygner possiede più 1000 template pronti all’uso utili per creare progetti grafici come inviti, post per i social, ads online, presentazioni e biglietti da visita dal layout professionale in pochi minuti a costo zero.

Rawshorts

Raw Shorts è uno strumento di animazione drag and drop che ti permette di creare rapidamente video interattivi usando moltissimi modelli progettati professionalmente. 

Questo strumento online fornisce anche migliaia di grafici, personaggi e molto altro, inoltre non particolari abilità, ciò significa che chiunque lo può utilizzare e può creare video di alta qualità.

Powtoon

Con Powtoon puoi creare un video professionale in meno di un’ora, inoltre è possibile inserire i grafici all’interno dei tuoi video per fornire analisi o statistiche dei tuoi prodotti e servizi. Inoltre, offre la possibilità di scaricare i video in HD e di esportarli in formato PDF o PPT. 

Questo tool di creazione video animati offre anche musica illimitata royalty-free che puoi inserire come musica di sottofondo all’interno dei tuoi video, inoltre è anche possibile utilizzare Powtoon per creare video per scopi commerciali senza dover pagare nulla.

I vantaggi

Aldilà delle nuove terminologie, dei risvolti economici e degli strumenti utili, la vera domanda è: perché diventare smart worker?

Gestione dei propri tempi

Alcune persone sono allodole: si alzano alla mattina presto e sono maggiormente attive nella prima parte. E altre invece sono “gufi”, maggiormente attive durante la sera e preferiscono andare a letto tardi.

E tu, sei allodola o gufo? L’importante è che il cliente abbia il lavoro fatto e bene.

Lavorare ovunque

Ti piacerebbe lavorare in spiaggia sorseggiando una bella spremuta d’arancia, eh?! Ma la realtà è diversa, avere il computer pieno di sabbia lo renderebbe inutilizzabile, lo schermo di un portatile al sole risulta illeggibile e per lavorare ci vuole concentrazione. Ma tra la spiaggia e una polverosa scrivania ci sono millemila sfumature di ufficio, puoi scegliere quella che preferisci.

Miglioramento del work-life balance

Ti piacerebbe lavorare in spiaggia sorseggiando una bella spremuta d’arancia, eh?! Ma la realtà è diversa, avere il computer pieno di sabbia lo renderebbe inutilizzabile, lo schermo di un portatile al sole risulta illeggibile e per lavorare ci vuole concentrazione. Ma tra la spiaggia e una polverosa scrivania ci sono millemila sfumature di ufficio, puoi scegliere quella che preferisci.

Risparmio

La scelta di essere smart worker porta a due tipologie di risparmio. 

  • economico: riduzione delle spese destinate alla gestione dell’automobile, del gasolio, nessun budget destinato all’affitto o al mantenimento di un ufficio;
  • di tempo: a volte ci si dimentica di quantificare il proprio tempo nel quantificare un compenso. Il tempo utilizzato per spostamenti verso e dal luogo di lavoro ad esempio non può essere addebitato al cliente o al datore di lavoro. Eppure il tempo è una risorsa, ancora più preziosa perché esauribile. Gli smart worker, possono sfruttare gli spostamenti per lavorare.

Migliore produttività

Lavorare da remoto migliora la produttività in quanto permette di soddisfare il comune desiderio di cambiare ambiente. Secondo il nuovo studio commissionato da Regus, il fornitore di soluzioni ufficio flessibili, infatti, quasi la metà (47%) dei lavoratori italiani che accusano sintomi di ‘claustrofobia’ trova sollievo nel cambiare ambiente di lavoro.

Per ricercare i motivi per cui sempre più persone scelgono di lavorare da remoto, Regus ha intervistato più di 300 lavoratori italiani scoprendo che, oltre a migliorare la produttività, il lavoro da remoto aiuta le persone (55%) a concentrarsi. Prendersi una pausa dal solito contesto lavorativo serve a ritrovare la concentrazione e consente ai mobile worker di svolgere le loro attività senza essere interrotti dai colleghi o da telefoni che squillano.

Conclusione: uno sguardo al futuro

In un momento in cui “bisogna fare di necessità virtù”, sperimentare un nuovo approccio al lavoro può sembrare difficile. Così è stato per i nuovi membri del team BrandMe che avevano precedenti esperienze in aziende o agenzie. Ma con la giusta concentrazione, una buona capacità organizzativa e gli strumenti giusti, lo Smart Working può rappresentare una grande opportunità di crescita personale e professionale.

Servizi BrandMe

I nostri servizi gestiti interamente da un team di professionisti sono stati pensati per chi come te ha già altro da fare.

Il fai da te in questo campo non funziona. Esistono degli ottimi libri e dei corsi eccellenti  ma se davvero gestisci un’impresa non avrai mai il tempo di fare nemmeno una frazione di quello che sarebbe necessario fare per avere dei risultati apprezzabili sui social.

Un team di specialisti che gestisce in outsourcing i tuoi profili social costa, è vero. Ma di certo costa meno del tempo che dovresti dedicarci in prima persona o dei danni di reputazione che potrebbe causarti affidare questo incarico al famigerato “cuggino” o all’immancabile tuttofare aziendale e, in termini di sviloppo di mercato e di apertura a nuove opportunità il vero costo è restare pressochè invisibili in rete.

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